Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?
Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Impressum dieser Website entnehmen.

2. Verantwortliche Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

TableHeroes
Sven Sieber
Ostlandweg 16
49009 Osnabrück

E-Mail: designer@sven-sieber.de
Discord: discord.gg/JzfXw9b7v7

3. Welche Daten erheben wir?

Registrierung und Login

Wenn Sie sich bei TableHeroes registrieren, erheben wir folgende Daten:

• E-Mail-Adresse
• Benutzername
• Passwort (verschlüsselt gespeichert)
• Profilbild (optional)

Nutzungsdaten

Bei der Nutzung der Plattform werden automatisch folgende Daten erfasst:

• IP-Adresse
• Browsertyp und -version
• Verwendetes Betriebssystem
• Uhrzeit der Serveranfrage

Kampagnen und Charakterdaten

Wenn Sie Kampagnen erstellen oder an Kampagnen teilnehmen, speichern wir:

• Kampagneninformationen (Name, Beschreibung, System)
• Charakterinformationen
• Notizen, Session-Protokolle und Kampagnen-Chroniken

Audio-Aufzeichnung während Spielrunden (Session-Chronist)

Für ausgewählte Live-Sessions kann der Spielleiter (GM) eine Audio-Aufzeichnung starten, um daraus eine Session-Chronik zu erstellen. Dabei werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

• Audiodaten der Spielrunde (Gespräche am Tisch oder in der Online-Konferenz), gespeichert in kurzen Abschnitten (Chunks)
• Transkripte (Text-Umschrift der Aufnahme, automatisch erzeugt)
• KI-Zusammenfassungen und Spieler-Chroniken (Recap, markierte Ereignisse, NSC, Orte, Quests)
• Metadaten zur Aufnahme (Zeitpunkt, Modus, Status, technische Chunk-Informationen)

Wann und wie wird aufgezeichnet?
Die Aufzeichnung erfolgt nicht automatisch. Sie wird ausschließlich vom GM gestartet, pausiert und beendet. Vor dem Start muss der GM einen Hinweis zur Aufzeichnung bestätigen; in der Live-Session wird angezeigt, wenn Audio aufgezeichnet wird („Achtung: Das Audio Ihrer Session wird aufgezeichnet.“). Teilnehmende sollten zu Beginn der Runde mündlich informiert werden.

Aufnahmemodi:

• Tisch-Runde: Aufnahme über das Mikrofon des GM-Geräts am Spieltisch (Stimmen der anwesenden Personen können erfasst werden)
• Online-Runde (Jitsi): Aufnahme im Rahmen der Videokonferenz über meet.osna.social/tableheroes

Wer hat Zugriff? Audiodaten, Transkripte und Chroniken sind für den GM sowie für freigeschaltete Teilnehmende der jeweiligen Kampagne in TableHeroes einsehbar. Eine Veröffentlichung außerhalb der Plattform erfolgt nicht ohne gesonderte Zustimmung.

Speicherdauer: Die Daten verbleiben, solange die zugehörige Kampagne bzw. Session auf TableHeroes besteht, sofern sie nicht früher gelöscht werden (z. B. auf Anfrage oder bei Löschung der Session).

4. Verwendungszweck der Daten

Wir verwenden Ihre Daten ausschließlich für folgende Zwecke:

• Bereitstellung und Verbesserung unserer Dienste
• Verwaltung Ihres Benutzerkontos
• Kommunikation bezüglich Kampagnen und Events
• Technische Sicherheit und Fehlerbehebung
• Erstellung von Session-Chroniken aus Audio-Aufzeichnungen (Transkription und KI-gestützte Zusammenfassung für GM und Spieler der Kampagne)

Rechtsgrundlagen (Art. 6 DSGVO): Die Verarbeitung Ihrer Kontodaten und Kampagnendaten erfolgt zur Vertragserfüllung bzw. vor Vertragsschluss (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Technische Protokolldaten verarbeiten wir auf Grundlage berechtigter Interessen an Betrieb und Sicherheit der Plattform (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Audio-Aufzeichnung während Spielrunden erfolgt auf Grundlage der Einwilligung des GM vor Session-Start sowie der mündlichen Information der Teilnehmenden zu Beginn der Runde; ohne diese kann der Chronist-Dienst nicht genutzt werden (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

5. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte zu Werbezwecken erfolgt nicht. Zur Bereitstellung unserer Dienste setzen wir jedoch folgende Auftragsverarbeiter ein (Art. 28 DSGVO), die Daten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen verarbeiten:

• Supabase Inc. (Hosting, Datenbank, Authentifizierung, Speicherung von Audio-Chunks) — USA
• OpenAI, L.L.C. (automatische Spracherkennung / Transkription und KI-Zusammenfassungen für Session-Chroniken sowie weitere KI-Funktionen in der Plattform) — USA

Bei Übermittlungen in Drittländer (insbesondere USA) stützen wir uns, soweit erforderlich, auf geeignete Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln der Auftragsverarbeiter). Audio-Dateien werden zur Transkription an OpenAI übermittelt; dort entsteht ein Texttranskript, das bei uns gespeichert wird.

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn:

• Sie ausdrücklich eingewilligt haben
• die Weitergabe zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist
• die Weitergabe zur Durchsetzung unserer Rechte erforderlich ist

6. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung Ihrer Daten
• Einschränkung der Datenverarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch gegen die Datenverarbeitung
• Widerruf erteilter Einwilligungen (z. B. zur Nutzung der Audio-Aufzeichnung) mit Wirkung für die Zukunft

Betroffene von Audio-Aufzeichnungen können jederzeit die Löschung der zugehörigen Audiodaten, Transkripte oder Chroniken verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: designer@sven-sieber.de

7. Hosting und externe Dienste

Supabase

Wir nutzen Supabase für die Datenspeicherung, Authentifizierung und das Hosting von Audio-Chunks (Bucket „session-audio-chunks“). Anbieter ist Supabase Inc., USA. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Supabase.

OpenAI

Für die Session-Chronik (Spracherkennung via Whisper und KI-Zusammenfassungen) sowie weitere KI-Funktionen (z. B. Lore- und Charakter-Assistenten) nutzen wir Dienste von OpenAI, L.L.C., USA. Dabei können Audio- und Textinhalte an OpenAI übermittelt werden. Details: Datenschutzerklärung von OpenAI.

Jitsi / meet.osna.social

Für Online-Spielrunden mit Audio-Aufzeichnung kann eine Videokonferenz über meet.osna.social/tableheroes genutzt werden. Beim Aufruf dieser externen Konferenz gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Betreibers. TableHeroes speichert in diesem Modus die Audio-Aufzeichnung über den Session-Chronist in Supabase.

Discord

Wir verlinken auf unseren Discord-Server. Discord ist ein Dienst der Discord Inc., USA. Wenn Sie auf Discord zugreifen, gelten die Datenschutzbestimmungen von Discord.

8. Cookies

Unsere Website verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Wir verwenden Cookies ausschließlich für:

• Session-Verwaltung (Login-Status)
• Technische Funktionen der Website

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben.

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen.

Stand: Juni 2026